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郑州升达经贸管理学院会议管理办法

2018年04月19日 15:31 晏玲玲 点击:[]

2016119日达院字〔2016145

为进一步规范会议活动,提高工作效率,促进各项工作顺利进行,制定如下管理办法:

一、切实精简各类会议

各单位要严格控制学校各级各类会议的数量,能不开的尽量不开,能合并的尽量合并,对确有必要召开的会议,应做到主题明确、程序简化。积极提倡少开会、开短会,努力提高工作效率,注重解决实际问题。

    二、严格控制会议规格

    凡需校领导出席的会议,除综合性会议外,专项工作会议一般按谁分管、谁出席的原则安排出席领导。会议主办(申请)单位要本着实事求是的原则,根据会议的内容,准确拟定参加会议的单位及人员名单,尽量避免与会议内容不相关的单位领导陪会。对与工作业务无关、影响不大或可参加可不参加的单位,不要列入参会单位。

    三、认真做好会议准备

1.凡召开的需校领导出席或相关单位主管参加的会议,会议主办(申请)单位需提前与校领导、相关单位主管沟通,同时提出具体方案,明确会议名称、主题、议程、时间、地点、人员范围等,原则上提前一天向党委办公室、校长办公室备案,特别强调要按照会议内容确定出席校领导和出席范围,以减少和杜绝陪会现象。

2.会议主办(申请)单位需提前申请好场地,明确告知参会人员会议时间、地点、人员、会议议题、参会人员需准备的事项等。

3.有校外单位领导、嘉宾出席的会议,会务工作应由主办(申请)单位视实际情况和要求,提前半小时准备到位。会务工作一般包括:音响、灯光、多媒体调试,会标、座位牌设置、座次安排,文件资料和文件夹(放置有稿纸、铅笔、议程等)摆放,会务礼仪、会场保洁、路标指引、现场摄录、水果、茶水准备、礼品准备、会议签到、参会人员统计、请假情况等。校内参会人员需自带纸笔参会。

4.无校外单位领导、嘉宾出席的会议,按照节俭的原则,会务工作由主办(申请)单位负责,一般包括:音响、灯光、多媒体调试,会标、座次安排,会务礼仪、会场保洁、现场摄录、茶水准备、会议签到、参会人员统计、请假情况等。参会人员需自带纸笔参会。文件资料除因场地和特殊情况需复印外,一般应提前制作成PPT或其它形式的视频资料,利用多媒体汇报演示;涉密会议要按照规定印发、回收材料。

    四、会议其它相关要求

1.要严格会议纪律。参会人员应于会议召开前10分钟进入会场,遵守会场纪律,不得迟到、早退,确有特殊原因不能参加的,应提前请假,更换参加人员并提供其姓名、职务;会议签到不得由他人代签;自觉将移动电话关闭或调振,不得在会场抽烟、频繁出入会场、打接电话、玩手机、看报刊杂志、交头接耳、打瞌睡等;除会议接待等特殊情况外,不得在会场用餐、吃水果、零食等。参会人员因特殊情况在会议中途请假的,必须经会议主持人或会议主办(申请)单位同意后方可离开,否则按早退处理。会议有涉密内容的,要严格实行保密规定,以防止发生泄密现象。会议主办(申请)单位牵头做好会场督查督办工作。

2.会议主办(申请)单位需指定一名工作人员负责做好会议记录和录音工作,会后要及时整理会议纪要或工作通报送审。凡有校领导或校外单位领导出席的会议,需将会议纪要报至党委办公室、校长办公室备案。

3.会议主办(申请)单位要提醒和督促参会人员保持会议室的清洁卫生,爱护会议设施和其它公共财物,不得私自挪用、带走会场物品。

4.会议结束后,会议主办(申请)单位应及时对会场进行整理,关闭设备,收集座牌、会议材料等,借用物品及时归还,打扫场地卫生,并与场地管理部门做好移交工作。

5.会议主办(申请)单位要对会议材料、会议记录(录音)、会议纪要、会议通知、签到表等资料进行整理并归档保存。

6.凡需公开的会议信息材料、宣传报道脚本,由会议主办(申请)单位拟定、申请,按程序审定后公开。

五、本办法自发布之日起实施。

 

 

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